SÜNDMUSTE KASUMLIK JA EFEKTIIVNE PLANEERIMINE

Sõbrad, praegu on väga hea aeg selleks, et korda teha nn tagatuba ning planeerida sündmusi, mida peale kriisiaega koheselt korraldama asuda. Me ju tegelikult teame, et iga hästi õnnestunud sündmuse või projekti taga on hoolikalt juhitud eeltöö, kuid kipume seda aegajalt unustama. Et nii ei juhtuks, soovime jagada Sinuga mõningaid mõtteid, mis on aidanud nii meil endal, kui ka meie headel klientidel hoida fookust, kokku kulusid ning südamerahu eesolevatel sündmustel.

Kohtame veel päris sageli mõttemustrit, kus ettevõtte sündmusi peetakse lihtsalt pidude pärast või arusaamise „nii on alati tehtud“ järgi. Oleme korraldanud sündmusi juba rohkem kui 15 aastat ning näinud mida tegelikult on võimalik saavutada hästi läbi mõeldud ja suunatud sündmustega. Iga planeeritud ühistegevus ettevõttes peaks kandma sügavamat väärtust ja sõnumit, sest ilma sihi või plaanita sündmus on tegelikult raisatud raha.

TEE PIKAAJALINE SÜNDMUSTE PLAAN

Sündmuste edu võti on teadlik ja pikaajaline planeerimine. Sündmuste organiseerimine ei tohiks olla viimasel hetkel meelde tulnud plaani realiseerimine, vaid juba aasta alguses paika pandud, kogu ettevõtte eesmärke toetav tegevus.

Pikaajaline strateegia võimaldab kogu aasta peale planeeritud sündmused omavahel siduda selliselt, et sõnumid kinnistuksid, eesmärgid saaksid täidetud ning aasta lõpuks ka tulemused mõõdetud.

Pikaajalise strateegia eelised:

• aitab hoida fookust aasta eesmärkidel
• kinnistab ettevõtte sõnumeid ja ideid
• on piisavalt pikaajaline, et tulemusi mõõta

Pikaajalise strateegia EDUKAKS õnnestumiseks tuleb omavahel ühendada 3 komponenti:

• ettevõtte aasta eesmärgid
• sündmuste eesmärgid
• organisatsiooni kommunikatsioon, turundus ja sõnumid

Soovitame juba aasta alguses paika panna kogu aasta sündmuste plaani. Kaardistage ettevõtte planeeritavad või tavapäraselt toimuvad sündmused ära kuude lõikes. Näiteks ettevõtte sünnipäev, suvepäevad, jõulusündmus, koolitused, messid, uue toote turule tulek, erinevad tähtpäevad jne. Selline plaan aitab silme ees hoida aasta fookust, planeerida paremini tegevusi ning sõnumeid ka omavahel siduda.

Mõtle ka läbi, mis on põhisõnumid, mida soovid edastada ning põimi need sõnumid igasse sündmusesse ja tegevusse ning hoia fookust, et see sõnum vahepeal ära ei kaoks! Näiteks, kui ettevõtte üheks väärtuseks on HOOLIMINE ning soovid seda rohkem rõhutada, siis see peaks igal sündmusel, igas sõnumis, käitumises klientide ja oma töötajatega läbi käima ning ideeliselt ka kandma.

PANE PAIKA EESMÄRGID

Mõtle läbi, mis on Sinu ettevõtte aasta eesmärgid, kuidas saab neid sündmustega toetada ning siis ka sündmuste eesmärgid? Ettevõtte tegevjuhtide jaoks on oluline, et raha sündmuse jaoks oleks kasutatud eesmärgipäraselt ja tulemuslikult. Seatud eesmärk annab ette ka teatud suunised ja ideed, kuidas ja mismoodi ühistegevusi planeerima asuda.

Ühel sündmusel võib olla ka mitu eesmärki, näiteks:

• ettevõtte töötajate motiveerimine
• uue strateegia tutvustamine
• organisatsiooni slogani kinnistamine
• erinevate osakondade vahel parema läbisaamise loomine
• töötajate teadlikkuse ja teadmiste kasvatamine
• töötajate kuuluvustunde suurendamine
• töötajate ja/või klientide lojaalsuse suurendamine
• majandusaasta kokkuvõtte tutvustamine jne.

Mõtle läbi kõik aspektid – teenused, tooted, meeskond ning vasta küsimustele:

• Mis on need eesmärgid mida soovime saavutada?
• Mis on need sõnumid, mida soovime jagada?
• Mis on need tulemused, mida soovime saavutada/mõõta?
• Millised on parimad sündmused nende eesmärkide saavutamiseks?
• Analüüsi ettevõtte praeguseid sündmusi ja nende eesmärke ning mõtle läbi, kas nad on olnud mõtestatud ning kas eesmärgid on ka täidetud?
• Mõtle läbi, mida Sinu ettevõtte sellel aastal peab kogema, teadma ja mida Sina ettevõtte juhina, turundusjuhina saad teha, et seda saavutada!

TULEMUSTE MÕÕTMINE

Kaardistage ära eesmärgid ja sündmused ning pange kirja ka see kuidas oleks võimalik tulemusi mõõta ning ära unusta, et me saame reaalselt mõõta ainult numbrilist tulemust.

Mis on Sinu ettevõttes planeeritud sündmuse eesmärk? On see:

• saada meeskonna sündmusel osalema 120st inimesest 100
• tootekampaaniaga kasvatada aasta lõpuks käivet 20%
• koolitusega kasvatada töötajate teadmisi oskuslikult sotsiaalmeedia sisu toota ning sellega seoses kasvatada ettevõtte Facebooki sõprade arvu 50 inimese võrra
• 2 olulist osakonda teineteisega suhtlema saada selliselt, et töötajad tunneksid teise osakonna töötajaid vähemalt 50% ulatuses ning et suhted oleksid sõbralikumad ja koostöö produktiivsem

Sündmuste tulemused avalduvad enamasti pikema aja jooksul, mida toetab just pikaajalise strateegilise plaani loomine ja jälgimine. Me soovime endale ju tegelikult lojaalseid kliente ja töötajaid, kes on meiega ka homme ja ülehomme, aga see kasvab aja jooksul neile ise väärtust pakkudes.

KÜSI, KÜSI JA VEELKORD KÜSI!

Kas Sina oled küsinud oma meeskonnalt, milliseid sündmusi nemad sooviksid? Või klientidelt tagasisidet, mida nemad Sinu ettevõttest, toodetest ja teenustest arvavad? Kõik on väga lihtne – me ei tea seda ennem, kui me seda küsinud ei ole.

Jah, me oleme harjunud küsima tagasisidet, aga mitte küsima enne. Tagantjärele sündmuste kokku võtmine ei muuda enam seda mis juba oli, aga enne sündmust info kogumine aitab luua sellise sündmuse, mida tõesti oodatakse ja mis täidab juba eos oma eesmärki.

VALI PIKAAJALISED PARTNERID

Kui oled leidnud endale pikaajalised partnerid, kellega koostöö sujub, siis hinda neid. Pikaajalised partnerid, ükskõik mis vallas, aitavad kokku hoida aega, raha ja närve. Näiteks pikaajaline turundusmaterjalide kujundaja – kui koostöö temaga sobib, käekiri sobib, partner mõistab Sinu ettevõtte DNA’d unepealt, siis aeg, mis kulub temale idee edastamiseks, kuni valmislahenduseni on oluliselt lühem ja kiirem, kui iga kord alustada nn nullist.

Samamoodi on ka sündmuste korraldamisega. Oleme strateegilised partnerid mitmele ettevõttele ning teineteise tundmine on sealjuures väga väärtuslik. Me teame, mis on meie kliendi eesmärgid, milliseid sündmusi oleme neile korraldanud ja mida mitte, tunneme ettevõtte sõnumeid ja CVI’d ning juba teame, milliseid sündmusi oodatakse. Sellise taustinfo teadmine on väga suur aja võit kõigile osapooltele ning südamerahu kliendi jaoks, sest kogemused meiega organiseerides juba olemas!