KUIDAS PIIRATUD EELARVEGA SIISKI KOLLEEGIDELE VÄÄRT SÜNDMUS KORRALDADA?
Keerulistel aegadel sündmuste korraldamisega kindlasti vähem tööd ei ole – just keerulistel aegadel tahetakse oma inimesi meeles pidada ja tunnustada. Küll aga on inflatsiooni tõttu paratamatult hinnad tõusnud ning eelnevate aastate eelarvega enam hakkama ei saa.
Kuidas inflatsiooni ja keerulise majandusliku perioodi ajal ettevõtte sündmuste korraldamisel eelarves püsida ja kulutused optimaalsena hoida, õpetab sündmuste korraldamise ekspert ja Soulteami asutaja Triinu Toomela.
Ettevõtted majandavad veel eelmise aasta eelarvega
Toomela sõnul ei ole praegu küll aru saada, et sündmuste korraldamise teenuste maht oleks langenud. Siiski näeb ta seda, et paljud ettevõtted majandavad veel eelmisel aastal tehtud eelarvetega – klientide ootused on kõrged, kuid tegelikult eelarved ei võimalda neil soovitud mahus sündmust korraldada.
Inflatsiooni mõju sündmuste korraldamisele
Hinnatõus ei ole loomulikult toimunud vaid teenuste valdkonnas, see on rakendunud ka teistes valdkondades, mis tihedalt sündmuste organiseerimisega seotud – tehnika, toitlustus ja meelelahutus. „Järsk inflatsioon nõuab ettevõtjalt nutikate lahenduste leidmist. Võimalik, et peab ka omaootustega natukene allapoole tulema. Täna ei saa tellida sündmusele artisti sama hinna eest, mis eelmisel aastal,“ kirjeldab Toomela uut reaalsust. Ta rõhutab, et esinejate ja teenuste puhul on võimalik valida eri hinnaklasside vahel. Kui varem sai teatud eelarve eest lubada endale A-klassi artisti, siis täna võib juhtuda, et eelarvet vaadates saab ettevõte endale lubada pigem B-klassi artiste.
Inflatsioonist pole puutumata jäänud ka tehnikarent ja toitlustus . „Kui esinejate puhul on võimalik valida soodsam bänd, siis näiteks toitlustuse poolelt ei saa planeerida toiduportsude vähendamist poole võrra. Toitlustus vajab kindlat eelarvet ja sellega paraku väga palju mängida ei saa, sest vastasel juhul jäävad portsionid väikeseks või valik kesiseks“ tõdeb naine. Küll aga saab muuta toiduvalikut nii, et kallimad kuluartiklid menüüs asendatakse mõne soodsama variandiga.
Lisaks toitlustele ja tehnikale on veel turvateenus ja majutuse rent sellised kuluartiklid, mis on näiteks suvepäevade korraldamisel kohustuslikud osad ja nende pealt pole võimalik palju kokku hoida, kui on plaan sündmust korraldada.
Kuidas korraldada sündmusi piiratud eelarvega?
„Esmalt tuleks leida lahendused, mis mahuvad ettevõtte eelarve piiridesse. Näiteks on alati võimalus korraldada kahepäevase sündmuse asemel ühepäevane,“ soovitab Toomela. Samas paneb ta südamele, et täiesti ära ei tasuks sündmust jätta, kuid vastavalt eesmärgile on võimalik kohandada see ajaliselt lühemaks, programmi mõttes paindlikumaks ja nutikate lahendustega soodsamaks.
Nagu varasemalt mainitud, on üks hea kokkuhoiu koht artistide valik. „Teistpidi, kui on soov mõni kallim artist palgata või võtta sündmusele rohkem kui üks esineja, kuid eelarve seda paraku ei võimalda, saab mõelda teiste kuluartiklite vähendamise peale – kui varasemalt on toimunud suvepäevad linnast väljas, kaugemas Eesti otsas, siis oleks ehk mõistlikum korraldada seekord sündmus kõigile lähemal ja selle arvelt parem artist palgata. Transport on samuti üks suuremaid kuluallikaid,“ toob Toomela välja.
Firmaürituste kärpimisel on oluline kommunikatsioon
„Kui eelarve on piiratud, tuleks kindlasti arvestada sündmuse eesmärkidega ja ettevõtte traditsioonid üle vaadata,“ juhatab Toomela teema sisse. Ta lisab konkreetse, kuid ausa märkuse – kui ettevõtte eelarve on kitsas ja sündmuse korraldamine ei kanna otseselt ettevõtte põhitegevuse eesmärki, siis ei tasuks seda korraldada. „Paljud töötajad on harjunud näiteks suvepäevadega, ent kui on teada, et ettevõttele oleks keerulisel ajal selle korraldamine vaid puhas kulu, tasuks mõelda mõne alternatiivi peale,“ põhjendab ta.
Toomela julgustab muutma ettevõtte traditsioone, kuid tähelepanuta ei tohiks siin jätta kommunikatsiooni. „Kui ettevõttes on 20 aastat suvepäevi korraldatud ja nüüd järsku otsustakse need lõpetada, siis tuleks kollektiivile kommunikeerida, mis selle asemele planeeritud on,“ hoiatab Toomela. Kindlasti ei tohiks tekitada töötajates tunnet, et midagi võetakse ära, samuti on soovitatav välja tuua põhjused, miks juhtkond otsustas sellise otsuse vastu võtta. „Alternatiivse variandina võib välja käia näiteks idee teha ühepäevane inspiratsioonipäev,“ soovitab ta. Nii jääb alles ühise toreda suvise sündmuse korraldamise traditsioon, mida on ideena hea kollektiivile presenteerida.
Kuidas kokkuhoidu kollektiivile kommunikeerida?
Kui tavaliselt on ettevõtte sündmuseid tehtud suurelt ja nüüd järsku tuleb sündmust kärpida, siis tuleks seda Toomela sõnul kindlasti ettevõtte siseselt kommunikeerida. „Tuleks kindlasti töötajate endi käest küsida, mida nad seniselt mahult ära jäänud firmasündmuse arvelt teha sooviksid,“ soovitab ta. Nende tagasiside selle koha pealt, mida nad ise sooviksid teha, on ülioluline.
Alustada taguks küsimusest, mis on sündmuse eesmärk. „Näiteks kui müügi- ja turundusosakond võiksid paremini läbi saada, siis ära jäänud suvepäevade arvelt võib eraldada eelarve väiksema sündmuse jaoks. Nende kahe osakonna juhid peaksid omavahel arutama ja kuulama oma meeskonna liikmeid, mida nemad soovivad,“ soovitab naine. Loomulikult ei saa arvestada kõigi soovidega – ühed soovivad kardiga sõita, teised spaasse ja kolmandad üldse teatrisse. „Sellisel juhul saab samuti kommunikeerida, et kõike kolme ei ole võimalik korraga pakkuda, kuid need variandid saab hääletusele panna ning selgitada, millise eelarve piires on võimalik toimetada ja milline pakutud tegevus eelarvesse mahub,“ lisab Toomela.
Põhilised vead ettevõtte sündmustel kokkuhoidmisel
#1
Ettevõte läheb kulude kokkuhoiu nimel vastuollu oma väärtustega
Sündmuste korraldamise eksperdi sõnul näeb ta eelkõige riigiasutuste pealt ühe põhilise veana seda, et propageeritakse rohelist mõtteviisi ja jätkusuutlikust, kuid eelarved pole sellele mõtteviisile paraku järele jõudnud. „Kui tahad rohelist maailmavaadet edendada, siis paratamatult toob see suuremad kulutused – prügi sorteerimine, taaskasutatavad nõud ja toidud on kõik kallimad. Ka veganroad maksavad rohkem, kui liharoad,“ räägib ta, et trendide ja rohepöördega kaasas käies peab arvestama, et täna veel läheb eelarve selliste nõudmiste pealt paratamatult kallimaks.
#2
Toidu pealt ei saa ega tohi kokku hoida
Veel üks põhiline viga on toidu pealt kokku hoidmine. „Ülejäänud kokkuhoiukohad on võimalik külaliste eest n-ö ära varjata, kuid toitlustuse pealt kokku hoida ei tasu. Kui kõik muu sündmusel on super, aga külaline jääb nälga, siis ainus, mida ta hiljem mäletab, on see, et seal ei olnud kas piisavalt süüa või toit ei olnud maitsev,“ manitseb Toomela.
#3
Sündmus jäetakse sootuks ära
Kõige suuremaks veaks peab ta aga seda, kui kogu sündmus eelarve tõttu täielikult ära jäetakse. „Inimestel on ettevõtte sündmuste toimumise suhtes ootused ja see on justkui üks osa töötaja motivatsioonipaketist, mida lihtsalt ära jätta ei tohiks. Tuleks leida lahendusi – kui kuidagi ei saa, siis kuidagi ikka saab,“ soovitab Toomela. Miks mitte korraldada lihtsalt üks tore tervisepäev ettevõttes, kus minnakse tiimiga koos metsa jooksma või kõndima ning hiljem pakutakse tervislikku ampsu kõhutäiteks ja karastavat spordijooki energia taastamiseks.
#4
Sündmus toimub nädalavahetusel
Lõpetuseks soovitab Toomela välistada suvepäevade korraldamiseks nädalavahetused: „Tänapäeval on töötajad niivõrd teadlikud, et ettevõtte sündmusi peaks korraldama tööajal ehk nädala sees, mitte nädalavahetusel. Sündmuse võib teha ka reedel ja ööbimisega, aga nii et inimesed saavad laupäeval koju sõita ja veeta nädalavahetuse kodus perega. Laupäevaks ei tasu inimesi kokku kutsuda – võib juhtuda see, et pool neist lihtsalt ei tule, sest on nädalavahetus ja perega on juba plaanid tehtud. Pärast koroonapiiranguid on hakatud oma perega veedetud aega palju enam väärtustama ja õnneks on ka suur osa ettevõtteid sellest aru saanud, et nädalavahetus on töötaja isiklik aeg, ning firmaüritusi laupäevadele ja pühapäevadele enam nii tihti ei planeerita.“
Artikkel on avaldatud 30.05.2023 portaalis www.personaliuudised.ee