KVALITEETSE SÜNDMUSAGENTUURI TUNNUSED

Iga sündmus ja sündmuse tulemus on kokkuvõte põhjalikust eeltööst, panustatud ajast, detailsest nägemusest ning suurepärasest koostööst osapoolte vahel.  

KUIDAS saavutada ettevõtte sündmus, mida mäletatakse, tahetakse, soovitakse korrata ning meenutatakse üivõrdes ka aastaid peale sündmuse toimumist? Kuidas panna idanema PIKAAJALINE ja EDUKAS koostöö agentuuriga, mis ei jääks vaid ühekordseks katsetuseks, vaid millest kasvaks TUGEV ja USALDUSLIK aastate pikkune kooslus?  

Sündmuste korraldajana oleme rohkem kui 15 aasta jooksul leidnud ülesse need tõed, mis peaaegu iga kord paika peavad ning sõbrad, jagame neid tõdesid ka teiega!  

Millised on siis kvaliteetse sündmusagentuuri tunnused?  

Mõtle kaasa, prindi see postitus välja, tee juurde oma märkmeid ning võibolla blogipostituse lõppu jõudes Sa juba tead, millist agentuuri otsima asuda, võibolla oled selle agentuuriga juba kohtunud! Anname Sinule 9 olulist põhitõde, mida märgata, millest lähtuda ning mida kõige muu ehk vilede ja tulede taustal tegelikult silma pidada.  

#1 

Varasemalt tehtud tööd ja kogemus 

Uuri/mõtle millised sündmused on Sulle silma jäänud, milliseid oled ise külastanud ning kes on neid korraldanud? Külasta agentuuride veebilehti ning tutvu ettevõtte portfoolioga. Varasem kogemus loob agentuurist, kuid ennekõike nende võimekusest päris hea pildi. See on ka omamoodi usaldusmärgis ehk millised organisatsioonid on enda sündmuse korraldamise just konkreetse partneri kätte usaldanud.  

Kui Sinu tutvusringkonnas on inimesi, kes teevad sündmuskorraldusagentuuridega koostööd kas kliendi või koostööpartnerina, siis küsi-uuri-veelkord küsi. Hea ja vahetu tagasiside tuleb enamasti just neilt, kellel on tagataskus päris kogemus.  

#2 

Klientide tagasiside 

Klientide tagasiside on ühe agentuuri jaoks väga-väga oluline – selle info põhjal saab agentuur analüüsida sündmuse õnnestumist, leida arengukohti ning saada kinnitust, mis osas ollakse õigel teel. Täpselt sama olulist rolli mängib tagasiside ka soovitusturundus vaatevinklist.  

Kui sündmus õnnestub ja koostöö sujub soovitab klient suure tõenäosusega agentuuri ka teistele ning julgeb ka ise uuesti sama agentuuri teenuseid kasutada. Uuri teistelt ettevõtetelt, tuttavatelt, koostööpartneritelt – kellega on koostööd tehtud, kelle teenus ja käekiri on sobinud ning keda nemad soovitavad. Külasta agentuuride veebilehti ning tutvu ka sinna lisatud tagasisidega – iga kild suures pildis viib lähemale selle õige agentuuri leidmisele.  

#3 

Kvaliteetsed koostööpartnerid 

Suurepärast tulemust saab luua hea tiimiga! Sa võid valida väga hea sündmuskorraldaja, panustada parimale bändile, aga kui Sinu sündmuse tehnilise lahenduse loob kogemust mitte omav tegija, võib juhtuda, et asjad ei lähe päris nii nagu oodatud ja loodetud.  

Eelmise väitega ei püüa me kedagi pisendada, sest see võib olla ka vastupidi – väga head koostööpartnerid, aga oskamatud korraldajad. Igaljuhul jääb mõte samaks – kvaliteetset sündmust saab luua kvaliteetsete koostööpartneritega.  

Heal agentuuril on head tutvused igas valdkonnas (tehnika, catering, turva, deokoratsioonid jne) ja igas hinnaskaalas, et luua eelarvele vastav PARIM sündmus. Lai kontaktidevõrgustik ning hästi hoitud suhted oma koostööpartneritega on kvaliteetse agentuuri trump. 

#4 

Agentuur pühendab aega sinu ettevõtte tundma õppimisele 

JAH, see on oluline! Agentuur, kes võtab aja, et tundma õppida Sinu meeskonda, organisatsiooni, ka kitsaskohti ja arengusuundi, oskab välja pakkuda selliseid ideid ja sündmusi, mis aitavad kaasa Sinu ettevõtte eesmärkide saavutamisele ja probleemide lahendamisele.  

Sündmuse korraldamisesse panustatud aeg ja raha saavad teise mõõtme, kui sündmusel on reaalne eesmärk. Hea agentuur ei korralda sündmust lihtsalt sündmuse pärast, vaid ka tema soov on näha päeva lõpuks mõtestatud tegevust, millega luuakse lisandväärtust või aidatakse kaasa ettevõtte arengule – olgu selleks siis ühtsustunde loomine, osakondade vaheline parem mõistmine, ettevõtte uue slogani kinnistamine vms.  

#5 

Ühised väärtushinnangud 

Te mõistate teineteist paremini, kui teil on ühised väärtushinnangud, olgu tegemist eetiliste küsimuste, maailmavaadete või suhtumisega. Mida rohkem teil vundamentaalsel tasandil ühiseid arusaamisi on, seda kiiremini ja ladusamalt teie koostöö sujub, sest te mõistate teatud teemasid kiiremini ja oskate suhestuda.  

Kui te jagate samasugust tööeetikat, näiteks peate lugu aususest, austavast suhtlusstiilist, oskate väärtustada teineteise aega, siis on juba eos teatud teemad nn maas, jättes kogu energia suurepärase sündmuse korraldamisele.  

#6 

Hea klapp ja kontakt inimeste vahel 

Kui vähegi võimalik, siis tutvuge agentuuridega! Kutsuge nad külla, tutvuge inimestega, suhelge. Kui teil on tekkinud mõned agentuuri, kellega sooviksite koostööd teha, aga ei ole veel kindlad, siis uskuge, agentuurid tulevad väga hea meelega teile külla endast rääkima ja ennast tutvustama. Ühiste kohtumiste käigus saate väga kiiresti aru, kas koostöö teie vahel on võimalik või mitte.  

#7 

Agentuur ei ole ainult ärategija, vaid ka kaasamõtleja ja ettemõtleja 

Agentuurist saab Sinu väga oluline koostööpartner, kes töötab selle nimel, et luua Sinu ettevõttele PARIM sündmus. Hea agentuur mõtleb Sinu eest läbi iga pisemagi detaili, pakkudes Sinule südamerahu, et kõik asjad laabuvad ja saavad õigeaegselt tehtud.  

Pea meeles, et hea agentuur ei juhi Sinu sündmust kaugel arvuti taga lihtsalt koostööpartnereid palgates ja e-kirju vahendades, vaid ka reaalselt Sinu sündmusel kohapeal olukorda juhtides ja kontrollides. Hea partner viibib kõikidel kohtumistel, leppides kokku detailid ja hoides pidevalt silma peal muutustel, edusammudel jne. Tema on Sinu sündmuse tugisammas, kes teab kõiki vastuseid ja olukorra hetkeseisu – ta ei aseta seda Sinu õlgadele.  

Kui oled alles partnerit valimas, siis küsi agentuuridelt otse ja ausalt – kuidas nad sündmusi korraldavad? Kas Sina tellijana saad südamerahu, et kõik organiseeritakse Sinu eest või pead järgmised kuud enne sündmust olema valmis astuma sündmuskorraldaja kingadesse.  

#8 

Sündmuse suurus ei mängi rolli 

Hea agentuur on alati Sinu kõrval korraldades vajadusel nii 10 kui ka 1000 inimese sündmusi. Jah, hea agentuur ei tee vahet sündmuse suurusel, sest tema motivatsioon Sinuga koos töötada ja Sinu ettevõttele lisaväärtust pakkuda on esmajärguline kõigist teistest.  

Kui oled leidnud endale tõeliselt hea partneri, siis hoia teda ja tema hoiab Sind, organiseerides Sinule kiirel perioodil ära ka selle kõige väiksema sündmuse, milleks Sinul endal võibolla aega ei jagu.  

#9 

Hea agentuur teeb alati natukene rohkem kui oodatud 

Tõeliselt hea agentuur võtab initsiatiivi ja mõtleb kaasa kogu ettevõtte eesmärkidest ja plaanidest lähtuvalt, tehes alati natukene rohkem kui oodatud. Hea agentuur ei jäta Sind üksinda mitte ühesgi küsimuses ega mures, vaid aitab neid koos Sinuga lahendada.  

Jah, loomulikult on kusagil piir ja koostöö ei tohiks sassi lüüa ühe poole nõudmiste ja teise poole kohustuste täitmise tasakaalu, aga mõistuse piires on enamasti kaardid avatud, sest ka agentuuri peamine soov on korraldada Sinule parim sündmus.