SÜNDMUSED KEELATUD AJAL
Soov ja vajadus jagada teiega infot teemal „Sündmused keelatud ajal“ oli ja on ajendatud olukorrast, kus olime ca aasta aega tagasi ja paraku oleme ka täna. Hoolimata piirangutest ja karmidest reeglitest, õnnestus meil Soulteam’iga korraldada sündmusi ka aastal 2020 – edukalt ja turvaliselt! Kuidas ja mismoodi, sellest kõigest lähemalt käesolevas blogis.
Sel ajal, kui erinevatel põhjustel paljud meie ümber loobusid sündmuste korraldamisest või teenuse pakkumisest, asusime meie otsima võimalusi, kuidas siiski oma kliente õnnelikuna hoida ja jätkata sündmuste korraldamist selliselt, et see oleks kooskõlas kõikide nõuetega.
Meie suurim soov oli MITTE LOOBUDA, aga teha seda selliselt, et meie tegevus oleks 100% läbimõeldud ja ohutu kõigi jaoks. Need reeglid olid olulised aasta aega tagasi ja täpselt sama olulised on need ka praegu, samamoodi nagu teadmine, et meie inimesed vajavad märkamist ja tunnustamist sellel segasel ajal rohkem, kui kunagi varem.
1. Hetkeolukord ehk seadusest tulenevad nõuded ja piirangud
Vii ennast kurssi hetkel kehtivate piirangutega, sest vastavalt olukorra tõsidusele võivad need muutuda väga kiiresti. Ka sündmust planeerima asudes peab arvestama, et ka planeerimisprotsessi jooksul võivad reeglid muutuda, mistõttu on mõistlik juba eos kliendiga läbi arutada variant A, B ja C. Ja mitte ainult mõelda, vaid need võimalused ka luua, et need variandid oleksid reaalsuses kiiresti rakendatavad.
Kõige adekvaatsema info saab kätte Riigiteatajast (www.riigiteataja.ee) „Covid-19 haiguse leviku tõkestamiseks vajalikud meetmed ja piirangud“ ning jälgida viimase muudatuse kuupäeva, et info mille järgi sündmust planeerid, on ajakohane. Jälgi ka Terviseameti kodulehekülge (www.terviseamet.ee).
2. Maskid ja desinfitseerimisvahendid
Jah, igal sündmusel või tavaelus on hetkel ELEMENTAARNE, et meil on kasutuses kaitsemaskid ja desinfitseerimisvahendid ning seda nõuet peavad täitma kõik – sündmuse korraldajad, külalised, tehniline tiim jne. Kui oled sündmust planeerimas, jälgi, et neid oleks pigem rohkem kui vähem.
3. Lubatud numbrid – ruumi täituvus, distants, inimeste arv gruppides jne
Riigiteataja annab ka sellele küsimusele vastuse ehk kui suurel hulgal inimestel on lubatud korraga koguneda, juhul kui see toimub siseruumides? Milline peab olema ruumitäituvuse nõue, on see 50% või 25% või midagi muud? Mitu meetrit peab olema vahe inimeste vahel ning kui suur grupp tohib korraga koguneda, on see 6 inimest või 2 inimest, on see perekonniti või kollektiivne? Mis kellaks peab olema sündmus läbi jne. See on baasteadmine, millele sündmust planeerides tugineda. Antud olukorras võib tekkida ka täielik keeld igasugusele kogunemisele, mistõttu peab ALATI arvestama ka ainult veebipõhise sündmuse korraldamisele.
4. Vali eos tegevused või kohad, kus on võimalik hoida maksimaalset hajutatust
Tulemas on suvi, mil saab inimesi hajutada turvaliselt näiteks õuealal, välitelkides jne. Kui soovid korraldada sündmust siseruumis, siis peab olema ruum piisavalt suur, et hajutatust tekitada, söögialale eraldi ja programmi osale eraldi. Matkade ja välitegevuste organiseerimine on hea võimalus meeskond kokku tuua, aga seda oluliselt turvalisemalt kui siseruumides. Ka talvel ja külmal ajal saab teha tegevusi õues, lõkke ääres ja aktiivselt.
Samuti on nutikas korraldada sündmusi, kus inimestele on loodud nn konkreetsed kohad, näiteks teatrisaalis, kus kohtade vahele saab tekitada hajutatuse. Lisaks saab valida tegevuseks selliseid spordialasid, mis ei eelda nn ninapidi koos olemist, näiteks meeskondlik tennisevõistlus, kus inimesed on teineteisest piisavalt eemal, aga tekib see ühine meeskonna nimel pingutamine ja sotsialiseerumine distantsilt.
5. Võimalikud sündmuste tüübid hetkel
Kuigi võimalused sündmusi korraldada muutuvad vastavalt olukorrale, on siiski mõned lahendused, mida on võimalik ühel või teisel moel planeerida. Jah, kõige turvalisem nendest on loomulikult ainult veebisündmus, aga kui olukord lubab, siis saab vaiksel planeerida ka teisi lahendusi.
Veebisündmused – sündmused, mis on ainult veebiteel, nt Zoom keskkonnas läbi viidud ühine konverents, infotund, tänusündmus. Peaaegu kõik sündmused on praegusel hetkel võimalik suunata veebi, selliselt, et tekiks see tõeline emotsioon ja meeskonnatunnetus.
Hübriidsündmused – osaliselt veebi teel ja osaliselt kohapeal, vastavalt võimalustele ja reeglitele. Näiteks teatud arv kohti saab osta kohapeale ning ülejäänud liituvad veebi teel.
Nutikad lahendused – astu korraks raamidest välja ja mõtle, kuidas saaks inimesed kokku kutsuda erinevalt tavapärasest või teistmoodi, kui ollakse harjunud! Näiteks meeskonna väljasõit Kõrvemaale sportlike tegevustega? Pannkoogihommik kontoris? Ettevõtte laste jõulupidu loomaaias, sooja tee ja päkapiku pakkide jagamisega? Veebisündmus väiksemale seltskonnale, kus veebisündmuse ajal toob kuller osalistele koju paki näiteks suurepärase toidu või kingituse näol. Võimalusi inimesi NAERATAMA panna on rohkem kui küll. Ja nemad, SINU INIMESED, vajavad seda keerulisel ajal rohkem, kui midagi muud!
6. Pigem väikesed, mitte suured sündmused
Suuri sündmusi meie hetkel organiseerida kindlasti ei soovita, samas inimeste jaotamine väiksematesse gruppidesse, et tagada hajutatus ja turvalisus on lahendus, mida kaaluda. Näiteks sama sündmuse jaotamine kolmele päevale, sama programmi, sama ideega, aga mitte korraga 150 inimesele, vaid päeva kohta 50le inimesele. Partnerid on tänases olukorras hindade osas paindlikumad, mistõttu selliselt sündmuse korraldamine hajutatuse ja turvalisuse kaalutlustel oleks reaalne.
7. Tee selgeks mängureeglid
Sündmuskorraldaja VASTUTUS ongi praegusel hetkel luua selline KESKKOND, et inimesed tunneksid ennast turvaliselt, et me oleksime kooskõlas kõikide reeglite ja piirangutega ja samas, et inimesed tunneksid ennast hästi ja eriliselt.
Oluline, et sündmuse korraldaja poolt on enne sündmust teavitatud KÕIKI osapooli nn mängureeglitest. Sündmusele tulijad peavad teadma, et me ei ela teineteisel seljas, me kanname maske, ainult süües võib olla mask eest ära, me ei kogune suurtesse gruppidesse jne. See toimib AINULT siis, kui kõik mõistavad ja austavad mängureegleid ühiselt ja arusaadavalt.
Kui tekib kahtlus või mure, kas reeglite järgimine ka tegelikkuses toimib, siis alati aitab natukene seda olukorda leevendada meeldiv turvapersonal, kes aitab meelde tuletada, mis reegleid peab järgima.
Tänases olukorras on kõige olulisem planeerimisprotsess! Juba sündmusele mõtlema asudes, kaalu ja mängi läbi variandid A ja B ja C ning kõik võimalikud lahendused ohutuse tagamiseks.
Inimesed ei ole juba pikka aega saanud ühiselt midagi teha ja tegelikult väga oodatakse ühiseid koosviibimisi – ükskõik millisel kujul. Kodukontoris töötamise tõttu ei pruugi paljud inimesed üksteist ka kuude jooksul kohata, mistõttu on tiimitunde elus hoidmine samuti olulisem kui kunagi varem.
Meie sõnum on teile lihtne! Ärge loobuge sündmuste korraldamisest, vaid leidke neid nutikaid lahendusi, leidke neid võimalusi, et olla oma meeskonna ja klientide jaoks olemas.
Jagame Sinuga ka paari olulist vihjet, kuidas just praegust aega maksimaalselt ära kasutada, et liikuda teadlikult ja kindlameelselt oma eesmärkide suunas.
VIHJE #1 – Kasutage praegust aega nn tagatoa korrastamiseks!
Analüüsige, milliseid sündmusi olete oma ettevõttes seni teinud? Mõelge läbi, mis on olnud nende sündmuste eesmärk ja kas need on täitnud või täidavad oma eesmärki või on teatud sündmuste tüübid teie ettevõttes oma aja ära elanud? Kas ja kui oluliselt on teie ettevõtte meeskond muutunud, mida inimesed tegelikult soovivad ettevõtte sündmustelt endaga kaasa võtta või millist sõnumit teie neile edastada? Uurige, kaardistage, rääkige ja küsige, mida teie enda inimesed tegelikult soovivad.
VIHJE #2 – Looge ettevõtte sündmuste pikaajaline strateegia!
Kui teie ettevõttel ei ole veel pikaajalist sündmuste strateegiat loodud, siis soovitame seda väga teha. Mõtle läbi strateegia, et kui nüüd piirangud eemaldatakse, siis millised saavad olema need sündmused, mida teie oma ettevõttes teete ja mis on nende sündmuste eesmärk.
Pange paika kogu aasta plaan, et neid sündmusi või sündmuste sõnumit omavahel siduda ja tugevdada? On see 2x aastas meeskonnaga väljasõit, et lõõgastuda ja samas ajal ettevõtte eesmärgid üle vaadata ja meelde tuletada, samas, et uued või muutunud tegevusplaanid paika panna? On see vajadus hoopis kahe osakonna liitmine, et nende vahel oleks parem suhtlus ja läbisaamine?
Oleme Soulteam’iga mitmele Eesti ettevõttele strateegiline partner ehk me ei tee vaid ühte sündmust, vaid me planeerime koos kliendiga kogu aasta sündmused ära. Sellest tekib ühtlane sündmuste jada, kus me teame juba aasta alguses, mida ja mis eesmärgil me organiseerima asume. Nii saame siduda eelnevad ja järgnevad sündmused teineteisega, et neist maksimaalne kasu saada ja ettevõte oma eesmärgid aasta lõpuks täidetud.
Loodame, et meie mõtted jagasid inspiratsiooni ja julgust, et sündmusi korraldada, AGA selliselt, et kõik reeglid oleksid täidetud ja ohutus maksimaalselt tagatud.