KUIDAS KORRALDADA EDUKAID SÜNDMUSTE HANKEID JA KONKURSSE?

Sündmuste korraldajatena ning sageli sündmuste hangetest ja konkurssidest osa võtjatena on meil kogunenud aastate jooksul palju mõtteid mida soovime Teiega jagada. Need tähelepanekud, ettepanekud, soovitused on kõik selleks, et Sina sündmuse tellijana saaksid PARIMA soovitud sündmuse ning meie maksimaalse info, et teile PARIM sündmuse ideekavand luua!

HANGE vs KONKURSS

Hange ja konkurss mõlemad on sündmuse ideekavandi ja/või ideekavandi elluviimise ostmine.

Hanke tellijaks on riigiasutus. Hanked on avalikud, mis lisatakse Riigihangete keskkonda, kus saavad kõik tingimustele vastavad soovijad osaleda.

Konkursi tellijaks on ettevõte. Konkursi kutseid ei avalikustata Riigihangete keskkonnas, vaid ettevõtted pöörduvad teenusepakkujate poole otse, kutsudes osalema sündmuse korraldamise konkursis.

Sina tellijana saad suunata väga-väga palju, et leiaksid enda soovitud sündmusele ideaalselt sobiva lahenduse ja pakkumise. Anname mõned olulised vihjed, mis meie, kui pikaajalise sündmuskorraldaja arvates olulised on. Kõik selleks, et sündmuse hange või konkurss saaks läbi viidud kõik osapooli arvestavalt, EDUKALT ja PARIMA tulemusega!

Enne hanke või konkursi välja kuulutamist mõtle läbi, kas oled lisanud dokumentidesse olulise informatsiooni või läbi töötanud iseenda jaoks allolevad märksõnad.

#1

SÜNDMUSE EESMÄRK

Mõtle läbi ja pane paika oma sündmuse eesmärk. See on oluline Sinule endale ja see on oluline teadmine ka meile. Oleme täna olukorras, kus sündmusi ei peeta enam lihtsalt pidude pärast, vaid sündmustega soovitakse midagi saavutada, mis aitaks ettevõttel areneda ja kasvada. Sündmusega saab tänada, tunnustada, kasvatada meeskonnavaimu, kinnistada ettevõtte sõnumit, liita erinevaid osakondi jne. Anna hanke või konkursi dokumentidega kaasa teadmine, mida soovitakse sündmusega saavutada.

#2

VARASEMAD SÜNDMUSED

Sinu ettevõtte varasemad sündmused ja nende lühike kirjeldamine aitab ära hoida sündmuse tellija jaoks kordamist ning korraldaja jaoks nn tühja töö tegemist.

On suureks abiks, kui teame, kes on varem Sinu sündmusel esinenud või millises kohas oma sündmust pidanud olete. Enamasti oodatakse iga järgmiselt sündmuselt siiski UUSI elamusi ja kogemusi ning saame seda korraldajana kohe ka pakkuda, kui teie varasemat sündmuste ajalugu juba natukene teame.

Jagage ka infot, mis on olnud suurepärane ja mis mitte, mis on toiminud ja mis mitte – sellise info teadmine võimaldab sündmuskorraldajal teie varasemat kogemust ja inimeste maitset arvesse võttes luua sündmus, mis saab olema ERINEV ja samas SUUREPÄRANE!

#3

KOHUSTUSLIKUD ELEMENDID

Enamasti kuuluvad sündmuse juurde nn kohustuslikud elemendid, ilma milleta Sina tellijana sündmust ette ei kujuta, näiteks õhtujuht, sõnavõtud, auhinnad parimatele. Kas toit peaks olema pigem rikkalik või kerged suupisted? Kas sündmus saab toimuma lavalise etteastega või ilma?

Kõik detailid, olgu selleks siis majutus, transport, dekoratsioonid, auhinnad vms, on hea briifis võimalikult täpselt ära kirjeldada, et korraldaja saaks juba pakkumist tehes KÕIKIDE Sinu jaoks oluliste detailidega arvestada ja selle ka eelarvesse lisada. Nii on hilisemaid üllatusi nii ootuste kui ka rahalise kulu osas vähem.

#4

EELISTUSTE SELGE SÕNASTUS

Kui Sina tellijana oled oma peas juba loonud osaliselt sündmuse ideekavandi, siis JAGA seda kindlasti ka oma partneritega, kellelt pakkumist küsid. Võibolla eelistad tehnikat tellida kindlalt partnerilt, keda usaldad? Võibolla on teatud catering jätnud Sinule kustumatu mulje, keda ka enda sündmusel kasutada soovid? Võibolla on teatud bändi muusika Sinu ettevõtte jaoks erilise väärtusega, et just nemad peaksid Sinu sündmusel meelelahutust pakkuma?

Palun anna sellest kõigest märku, sest teades Sinu soove, saame meie luua pakkumise, et ühendatud oleksid nii ettevõtte soovid, kui ka meie soovitused ja lennukad ideed, et kombineerida see IDEAALNE SÜNDMUSE LAHENDUS.

#5

EELARVE

Eelarve osas on meil 3 olulist tähelepanekut, mille aitavad kindlasti kaasa, et saavutada parim lahendus kõigi jaoks.

1. Jah, eelarve ette andmine on vajalik ja eriti siis kui eelarve mingil hetkel piirid seab. Oluline on teada, millises skaalas soovitakse sündmuse korraldamisesse panustada, et siis juba selles piires lahendusi otsima asuda. Oluline on ka meeles pidada, et eelarve ning soovid peavad olema realistlikud. Tehke eeltöö, arutage spetsialistidega, arvestage erinevate kohtade eripäradega, et see mida küsite ideetasandil, ka enamvähem teie soovitud eelarvesse mahuks.
2. Kui võimalik, siis vältige iga hinna eest olukorda, kus hanke või konkursi võidab igal juhul odavaim pakkumine – odav ei ole alati PARIM. Jätke alati otsustamisel ka enda kätesse ruumi ja seadke valikutingimused selliselt, et hind on oluline teatud % ulatuses ja ideekavand teatud % ulatuses. Nii saate garanteerida iseenda jaoks valikuvabaduse, kus määravaks saab idee terviklahendus, mitte ainult hinnasilt.
3. Inimeste arvu kasvades, kasvab ka eelarve. Kui algse 200 inimese asemel tuleb lõpuks sündmusele 250, siis palun arvestage, et see tähendab lisakulu – toitlustuse, koha paigutuse, toolide-laudade, jookide, meenete, transpordi jms osas.

#6

TULEMUSTE VÕRDLEMINE

Hanke või konkursi briif peab olema koostatud selliselt, et pakkujate infot oleks võimalik võrdsetel alustel võrrelda, mis tähendab, et pakutakse teenuseid/tooteid sarnases skaalas ja võrdsetel alustel. Et seda saavutada, peab olema võimalikult selgelt sõnastatud enda soovid, ootused ja tingimused, kirjeldatud ära eelistused, kohustuslikud elemendid ning ette seatud hinnapiir. Hea briif on koostatud selliselt, et kõik sellest sarnaselt aru saavad.

#7

KONSULTEERIGE OMA ALA TEGIJATEGA

Soovitame väga enne hanke või konkursi välja kuulutamist ennast kurssi viia detailidega, millest sõltub tulemus hiljem väga palju. Näiteks, kui teie soov on korraldada mitmesaja inimesega konverents kindlas kohas, mille olete tingimuseks seadnud, siis on hea kui teate ka ise, millised on konkreetse ruumi tehnilised võimalused – ekraanide suurused, valgustuse olemasolu, toolid-lauad jne. Tehnilise varustuse üles ehitamine on sageli väga kulukas, mis võib esialgselt planeeritud eelarve oluliselt suuremaks paisutada, kui ei osata küsida konkreetsesse ruumi sobivaid lahendusi.

Küsige, küsige, küsige! Soovitame nõu küsida ka ettevõtetelt, kellelt pakkumist küsima asute, sest enamasti on sündmuskorraldajate teadmistepagas väga suur, mistõttu oskavad nemad Sind suunata küsimustest, mis on nende igapäevatöö.

#8

SÜNDMUSTE IDEELAHENDUS + KORRALDUSTEENUS

On oluline iseenda jaoks välja mõelda, kas asute tellima ainult sündmuse ideelahendust või ka korralduse täislahendust. Kas teie soov on tellida teenus, kus kõik organiseeritakse algusest-lõpuni ettevõtte poolt ära või olete valmis sündmuspäeval kohapeal kogu ettevalmistust ise korraldama? Sellest sõltub teatud määral ka hind, aga sellest sõltub ka Sinu kui tellija ajakulu ja südamerahu.

Sündmuskorraldaja 4 etappi:

1. Ideepakkumise koostamine
2. Sündmuste ettevalmistamine – detailid, partneritega läbirääkimine, kliendikohtumised jne
3. Sündmuse kohapealne organiseerimine – sündmuse päeval kõikide detailide kohapealne korraldamine, et ettevalmistus sujuks
4. Sündmuse järel tegevused – kokkuvõtted, arved, asjad kokku pakkimine, tagasiside kogumine jne

On väga oluline, et küsite seda MIDA SOOVITE, sest kui te seda ei küsi, võib juhtuda et saate hiljem teenuse, kus teie eeldused olid erinevad teenusepakkuja omast ning olete olukorras, kus sündmuspäeval peate ise asuma sündmuskorraldaja rolli.

#9

HEA ASI VÕTAB AEGA!

Jah, HEA ASI VÕTAB AEGA. Anna aega hankel või konkursil osaleda ja dokumente ette valmistada. Agentuurid ei jõua vähese ettevalmistusajaga luua head ideelahendust, sest erinevate ideede välja mõtlemine ja eelkokkulepped võtavad lihtsalt aega. Tõsiasi on ju see, et iga osalev agentuur loob Sinu sündmusest peaaegu juba valmissündmuse, kus detailid ja lubadused peavad paika pidama ka hiljem reaalsuses.

#10

TÄHTAJAD, TINGIMUSED, TAGASISIDE

Tähtajad ja nende austamine mõlemapoolselt. Kui olete välja kuulutamas hanget või konkurssi, siis määrake mõistlikud tähtajad ning pidage ka ise sellest kinni.

Sündmuskorralduse tingimused peaksid olema kõiki osapooli arvestavad. Oleme kokku puutunud hangetega, kus tingimused on olnud ebanormaalselt hankija kasuks. Sündmuskorraldaja saab olema Sinu hea partner, kellega koos külg-külje kõrval toimetada, et soovitud sündmus ideaalselt õnnestuks. Looge head ja inimlikud tingimused ning suhted selliselt, et kõigil oleks motivatsioon panustada ja ka hangetel ning konkurssidel osaleda.

Tagasiside on kulda väärt! Iga pakkuja jaoks on oluline teada, mis oli hästi või mida võinuks paremini. Oleme alati väga tänulikud, kui saame tagasisidet tulemuste kohta, ka siis kui meie hanget või konkurssi ei võitnud. On hea teada, mis olid meie tugevused ja nõrkused, et järgmistel kordadel osata neile tähelepanu pöörata.

#11

MÕISTLIK SOOVITUD PAKKUMISTE ARV

Mõtle läbi enda aeg ning reaalsed soovid, millistelt ettevõtetelt te tegelikult pakkumisi saada soovite. Ärge saatke sündmuse päringuid laiali masspostitusena ca 12 agentuurile, vaid tehke eeltöö ning otsustage iseenda jaoks ära, kes on näiteks need 3, kellega teie koostööd näeksite. Selline eeltöö on mõlemapoolselt tänu väärt, sest hoiate sellega kokku nii iseenda kui ka paljude agentuuride aega.

#12

VARIANT A, B, C

Tänases olukorras ja piirangute valguses, PEAB hanget või konkurssi korraldades läbi mõtlema ka variandid B ja C, kuna olud võivad kiiresti muutuda. Kui soov ja vajadus on sündmus igal juhul korraldada, ükskõik millisel kujul, siis küsi agentuurilt ka sündmuse HÜBRIIDVERSIOON (osaliselt kohapeal, osaliselt veebivahedusel) või ainult VIRTUAALSÜNDMUSE versioon.

Kuidas ikkagi leida SEE ÕIGE partner sündmust korraldama?

Mõningad soojad soovitused – mida teha, mida märgata, mida küsida – et leiaksite endale selle ÕIGE sündmuse korraldaja, kellega koostööd tegema asuda.

• Küsi soovitusi, uuri teiste klientide tagasisidet. Uuri, kellega on varem koostööd tehtud, kuidas on sujunud. Kõige parem turundus on soovitusturundus.
• Valige välja 3-4 kõige sümpaatsemat agentuuri, kellele pakkumisekutse edasi saata, mitte 10 või rohkem. Tehke ISE see eelvalik, oma kogemusele, soovitusele või agentuuri portfooliole tuginedes.
• Kohtuge agentuuridega! See on väga-väga oluline, sest kohtumisel tekib see tunnetus, kas koostöö teie vahel on võimalik või mitte. Teatud suhtumine, hoiak, väärtused tulevad kohtumisel selgelt välja. Palu kohtumist agentuuris selle inimesega, kellega Sa hakkad koostööd tegema. Inimeste vahel peab tekkima KONTAKT, et oleks hea koostööd teha nüüd ja edaspidi.
• Olge aus nii konkurendi kui ka enda soovi osas. Räägi, mida soovite saavutada, mis on meeskonnas või ettevõttes näiteks murekohad, sest sündmusega saab muuta palju. Ole aus ka konkurentsi osas, ütle, et Sa küsid veel pakkumisi, et Sa oled üks kolmest, kellelt küsitakse jne. Avatud kaartidega luuakse usaldus ja läbipaistvus, mida otsid nii Sina tellijana, kui ka meie agentuurina.
• Räägi oma soovidest ja ideedest, et agentuur teaks Sinu suunda ja mõtteid. Ainult nii sünnib koostöös ideaalne sündmus, mis täidab kõigi poole ootusi ja lootusi.

Kvaliteetse sündmusagentuuri tunnused

• Portfoolio ehk varasemalt tehtud tööd. Tutvu ettevõtte tehtud sündmuste ja kogemustega. Tehtud tööd näitavad selgelt, milline on ettevõtte võimekus ja oskused.
• Kui agentuuri kodulehel on kirjas klientide tagasiside, siis tutvu sellega. Kui tead kelleltki küsida tagasiside kohta, siis tee ka seda. Igasugune tagasiside aitab Sinul teha kergemini otsust ja kasvatada usaldust.
• Kvaliteetne agentuur kasutab kvaliteetseid koostööpartnereid. Et saada head asja, on hea kui sündmuskorralduse meeskonda kaasatakse oma ala tegijad. Samas on agentuuridel enamasti suur koostööpartnerite baas, et leida eelarve ja võimaluste piires PARIM lahendus.
• Kvaliteetne agentuur pühendab aega Sinu ettevõtte tundma õppimisele. Ta ei tee lihtsalt sündmust, vaid ta soovib luua Sinu ettevõte, meeskonna ja väärtustega kokku sobiva lahenduse.
• Kvaliteetne agentuur teeb Sinu jaoks nii 10 kui ka 500 inimese sündmuse. Ta ei ütle ei mitte ühegi sündmuse korraldamisele, vaid on Sinu kõrval ka siis, kui teha on vaja väike sündmus.
• Agentuur ei ole vaid ära tegija, vaid ta on kaasamõtleja, isegi ettemõtleja! Ta mõtleb läbi kõik detailid, mis Sinu sündmust puudutavad, et luua hästi toimiv ja sujuv lahendus.
• Kui te teete konkursi, siis otsi endale tegelikult vaikimisi pikaajalist partnerit! Kui te leiate partneri, kellega koostöö sujub, kellega on klapp ning jagate ühiseid väärtuseid, siis see on koostöö millesse soovitame panustada pikaajaliselt. Vahetu kommunikatsioon ja aus info jagamine aitavad sellele oluliselt kaasa.