Oled kindel, et aastavahetusesündmuseks midagi ei unustanud? üritustekorraldaja jagab nõuandeid, mis aitavad hoida kõike olulist sündmuse korraldamise juures fookuses, et tulemus oleks suurepärane!

Sündmuste korraldamise ekspert ja Soulteam asutaja Triinu Toomela sõnab, et iga sündmus on justkui pikk nimekiri asjadest, millele peab mõtlema ja mis peavad olema paigas. Ja lisaks veel pikk nimekiri pisidetailidest!

Ekspert sõnab, et iga sündmus on justkui pikk nimekiri asjadest, millele peab mõtlema ja mis peavad olema paigas. Ja lisaks veel pikk nimekiri pisidetailidest! Oled kindel, et aastavahetusesündmuseks midagi ei unustanud? Toomela jagab nõuandeid, mis aitavad hoida kõike olulist sündmuse korraldamise juures fookuses, et tulemus oleks suurepärane!

Esmalt on tähtis sündmuse puhul panna paika põhidetailid

• Kõige tähtsamaks tegevuseks on paika panna sündmuse eesmärk, millest lähtub sündmuse puhul kõik muu. Kui tegemist on aastavahetuse pidustusega, siis on eesmärgiks ilmselt lõbusalt aja veetmine koos sõprade ning perega.
• Sündmuse kuupäev ning kellaajaline vahemik on läbimõeldud, et kõik jõuaksid sündmusele õigeaegselt ning saaksid sündmusest osa
• Sündmuse koht või koha eelistused on paigas. Siinkohal võiks lähtuda sündmusele kutsustud külaliste mugavusest, et asukohta oleks võimalikult kerge ligipääs ja läbi oleks mõeldud ka külaliste transport alates autode parkimisest kuni ühistranspordipeatuseni välja.
• Oodatud inimeste arv on teada, mis dikteerib suuresti ette ka koha valiku, sest vastavalt sellele kui palju on kutsutavaid külalisi, saame valida ka vastava mahutavusega ruumid.
• Sündmuse stiil on läbi mõeldud – kas tegu on uhke aastavahetuspeoga või hoopis koduse õhtuga? Kas soovite korraldada stiilipidu koos meeletu tantsuga või hoopis elegantset vastuvõttu taustaks musitseeriva elava muusikaga?
• Sündmuse planeeritud eelarve on teada, millest sõltub koha, toitlustuse, esinejate ja muude tegevuste valik.

Unustada ei tohi toitu!

• Kas sündmusel kasutatakse toitlustajat, tellitakse toit või hoopiski valmistatakse ise?
• Menüü on läbi räägitud, valitud sobivad söögid ja joogid
• Lauakaunistused on kokku lepitud
• Erimenüü vajadus on läbi arutatud – uuri, kas sündmusel osaleb taimetoitlasi või on mõnel külalisel allergiaid või toidutalumatust, millega peaks totlustust tellides arvestama.

Päevakava paika!

• Iga sündmus muutub paberilt tegelikkuseks kutsete välja saatmisega. Kontrolli, kas Sinu sündmuse külaliste nimekiri on paigas ja kõigile on kutsed saadetud. Hea on kutsele märkida ka RSVP ehk oma tulekust teada andmise info, mille järgi on võimalik omada ülevaadet, kui palju kutsututest tegelikult sündmusel osaleb.
• Sündmuse päevakava ja tegevuskava on läbi mõeldud
• Kui sündmusel on catering või tehnika rent, peab olema kõikide koostööpartneritega läbi arutatud nende ajagraafik

Detailides peitub võlu

• Mida rohkem on mõeldud erinevate detailide peale, seda meeldejäävam on sündmuse kogemus osalejatele. Näiteks kas ruumis sobiv temperatuur ja osalejatel on piisavalt õhku.
• Laudades istumisega sündmusel loodud ka sündmusele koht, kus on võimalik teiste laudades olijatega püstijala vestelda, et saab jalgu sirutada ning peale oma laua seltskonna ka teiste sündmusel viibijatega mõtteid vahetada.
• Kogu sündmuse mööblivajadus on läbi mõeldud – lauad ja toolid, garderoob ja muu vajalik
• Läbi on mõeldud ruumi dekoratsioonid
• Arvesta sündmusel ka suitsetajatega ning paku neile lahendust suitsuruumi või suitsunurga näol, kus on olemas vajalik ventilatsioon ning tuhatoosid, et sündmuse üldmulje oleks viisakas kõikides aspektides.
• Sama tähtis on sündmusel prügikastide olemasolu. Ikka tuleb ja tekib prügi, mida on külalistel soov ära visata. Tee kindlaks, et stateegilistes kohtades ruumis on prügikastid kindlasti olemas.

Ole vastutustundlik korraldaja!

• Arvesta sündmuse korraldamisel kehtivaid piiranguid – vaktsineerimispasside kontroll avalikus ruumis, ruumi täituvuse arvestamine ja piirangud inimeste arvule, mis hetkeseisuga on 1000 inimest siseruumis ja 2000 inimest õuesündmusel.
• Pea meeles, et sündmused ei ole keelatud, vaid järgida tuleks eelkõige külaliste heaolu, mis ei sõltu ainult piirangute järgimisest, vaid ka sellest, et kui tegemist on ülerahvastatud ruumiga, võib mõni külaline sündmuselt lahkuda, kuna ta ei saanud hoida teiste külalistega turvalist vahemaad. Inimesed on tänapäeval pigem ettevaatlikud ja sellega tuleb sündmust korraldades kindlasti arvestada.
• Lavale astuvatel esinejatel ei pea olema ette näidata COVID-19 vaktsineerimispassi või läbipõdemise tõendit, küll aga tuleks kindlasti kõiki esinejaid ja sündmuse korraldustiimi ka apteegist saadavate ühekordsete testidega testida, veendumaks, et korraldav personal ise sündmuse külalisi ohtu ei sea.
• Ära mine peole tõbisena või kui tunned end halvasti – seda nii sündmuse korraldaja kui ka külalise rollis olles.

Artikkel on avaldatud 31.12.2022 portaalis www.naistekas.delfi.ee