Üheks traditsioonilisemaks sündmuseks on ettevõtetes igal aastal toimuvad suvepäevad. Kui eelarve on aga piiratud, siis milline võiks olla alternatiivne sündmus suvepäevadele?

Sündmuste korraldamise eksperdi ja üritusturundusagentuuri Soulteam asutaja Triinu Toomela sõnul oli praktikas näha, et sõda Ukrainas pani mitmed ettevõtted küsimuse ette, kas sündmuseid on üldse eetiline praegusel ajal korraldada. Paljud olid ka mures majanduse ning ettevõtte rahaliste ressursside pärast, sest valitses teadmatus tuleviku ees. Samas tunnistati, et kuna koroonakriisi tõttu pole juba kaks aastat olnud võimalik suuri sündmuseid korraldada, siis inimestel on nüüd omavahel kokku saamist ikkagi väga vaja.

„Isegi kui teises riigis käib sõda, siis selleks, et meie inimestel oleks jõudu abistada ning veel rohkem panustada, on neisse vaja süstida teotahet, motivatsiooni ja inspiratsiooni, et tegutseda.

Toomela ütleb, et selle aasta mai ning juuni olid sündmuste korraldamise poolest hästi intensiivsed, kus piirangute kadudes korraldati tagantjärele ka need sündmused, mis kahe aasta eest ootele pandi. „Kuna paljud meie kliendid on rahvusvahelised ettevõtted, siis sooviti sündmuseid korraldada koos kogu tiimiga, aga et riigiti kehtisid erinevad koroonapiirangud, siis ei tekkinud selle kahe aasta jooksul võimalust kõigil siiski kohtuda.

Juunikuuks oli olukord normaliseerunud kõikjal maailmas ja sai juba vabalt liikuda,“ ütleb Toomela. „Meeskondadel kadus vahepeal ära ühtsustunne ja arusaam, et olen osa millestki suuremast ning me kõik toimetame ühise suurema eesmärgi nimel. See on virtuaalsete koosolekute, kodukontorite ning kahemeetriste vahemaade hind, mida ettevõtted saavad ühisürituste abil leevendada.“

Praegune üritusturunduse turu olukord on hektiline – sündmuseid korraldatakse enamasti väga lühikese ettevalmistusajaga, mis teeb organiseerimise pigem stressirohkeks ning kuna sündmuseid toimub palju ja ettevõtete sündmuste eelarved on koroonakriisist räsitud, siis tuleb tihti otsida alternatiivseid lahendusi, et saaks parima võimaliku variandi.

Toomela ütleb, et paljud ettevõtted soovivad käituda nii nagu vahepeal poleks kontaktsündmustest pausi olnudki. Tegelikult aga on maailm ning inimeste käitumis- ja tarbimisharjumused muutunud ning samamoodi peaks ajaga kaasas käima ka ettevõtetes sündmuste korraldamine.

„See, milline oli sündmus ettevõttes enne kriisi, ei pruugi enam toimida, ja seda tasuks meeles pidada. Enne sündmuse korraldamisega alustamist tasuks oma inimestega suhelda ning välja selgitada, milline sündmuse formaat võiks praeguses kontekstis ettevõttes kõige paremini toimida. See on oluline, et sündmus ei raiskaks niisama ettevõtte ressursse ja rahalisi vahendeid,“ rõhutab Toomela.

Kutsuge oma inimesed kontserti kuulama või mõnele festivalile, kus programm ja muu sündmuseks vajalik on juba ära korraldatud ning ettevõttele jääb vaid organiseerida sündmusele ala, kus kõik oma inimesed saavad koguneda, aega veeta ja jutustada. Sellisel juhul annab teha korraldajatega erinevaid kokkuleppeid kas siis sponsorrahade või piletiostu osas – alati saab välja mõelda lahenduse, mis ka teie eelarvega sobiks,“ julgustab Toomela.

Kui ettevõttel on plaanis teha ööbimisega suvepäevad, siis tasuks mõelda sellele, kas see on päriselt see, mida tiim vajab ja kas plaaniga ikka tullakse kaasa. Kõige olulisem on, et lähtutakse oma töötajatest ja sellest, millised on inimeste praegused soovid, võimalused ja vajadused.

Tänapäeval on nii ägedaid tegevusi, koolitajaid, interaktiivseid lahendusi, kus saab meeskonna panna töö teemadel täiesti teises kontekstis mõtlema

 Meeskonna ühtsustunde hoidmiseks võib korraldada näiteks ka ühepäevaseid või pool tööpäeva kestvaid väljasõite. Ilusa ilmaga võib näiteks loodusesse minna ja mängida meeskonnamänge, mis aitavad kaasa omavahelisele läbisaamisele ja koostööle. „Kui eelarve on piiratud, siis seda enam tuleks inimestelt küsida, mida nad tahavad. Mõttetu on kulutada raha ja ressursse üritusele, kuhu inimesed kohale ei tule. Kas teeme midagi linnas või viime seltskonna linnast välja, oleme pool päeva looduses ja siis sõidame tagasi või teeme suvepäevad ööbimisega, kas teeme sündmuse tööpäeva sees või mitte – kõik sellised asjad võiks enne korraldama asumist välja uurida, sest seda suurem on sündmuse õnnestumise protsent,“ soovitab Toomela ja lisab, et programmi kokku panekul tasuks silmas pidada ka seda, et rohkem kui varem soovivad inimesed omavahel suhelda, nii et vaba suhtlemise aega peab ka ajakavasse jääma.

Lülitage end tööasjadest päriselt välja

Toomela sõnul on sündmused hea võimalus tulla tavapärasest töömeeleolust ning argipäevarutiinist välja. Tööjuttu sündmustel ikka räägitakse, kuid need on sellises vabas vormis ja eelkõige lahendustele orienteeritud jutuajamised, mis on pikitud täiesti teistsuguste tegevuste vahele, kui muidu töökeskkonnas ollakse harjunud. „Ega siis ilmaasjata ei öelda, et kõige paremad kokkulepped sõlmitakse saunalaval,“ naerab Triinu.

„Tänapäeval on nii ägedaid tegevusi, koolitajaid, interaktiivseid lahendusi, kus saab meeskonna panna töö teemadel täiesti teises kontekstis mõtlema. Kui panna osalejad veel omavahel kogemusi jagama võib kindel olla, et nii mõnigi liigub sündmuselt koju täiesti uute teadmiste või tähelepanekutega. Näiteks võib arutada, millised on igaühe harjumused, mis aitavad kaasa õnneliku isikliku elu ja eduka tööelu saavutamisele. Ei tasu unustada, et sündmused on lisaks lõbusale ajaveetmisele ka väga hea viis inimestele uute teadmiste andmiseks, mis aitavad parandada nende elukvaliteeti ja tõsta heaolutunnet. See annab väge ja loob rõõmu, et edukalt toimetada nii tööl kui ka isiklikus elus,“ usub Triinu.

Artikkel on avaldatud 28.07.2022 portaalis www.personaliuudised.ee