Aina krõbedamaks muutuvad temperatuurid ja saabunud lumesajud kiirustavad nüüd tagant ka neid, kes jõulupeo organiseerimist aina edasi on lükanud. Jõulud on tavaliselt aeg, kus tunnustatakse, märgatakse ja tänatakse neid, kes on olulised.

Sündmuste korraldamise ekspert ja Soulteam asutaja Triinu Toomela ütleb, et jõulusündmuse korraldamisel kehtib reegel – mida varem, seda parem. Kui aga alles praegu planeerima hakkad, siis on siin väike spikker, mida silmas pidada.

Proovi alustada võimalikult vara

Ettevalmistuse aeg jõulu- ja aastalõpusündmuste korraldamisel on oluline, sest sel ajal soovivad üldjuhul kõik midagi korraldada ning meelispaigad võivad viimase hetke planeerimise puhul juba broneeritud olla. Lisaks oleneb planeerimisprotsessi pikkus ka sündmusele kutsutavate külaliste arvust. Toomela toob välja rusikareegli, et kui on sündmus üle tuhandele inimesele, on ideaalne võtta planeerimiseks aega kuus kuud kuni aasta, mitmesajale inimesele minimaalselt neli kuud ja paarikümne inimese puhul saab hakkama ka paari kuuga.

Mõtle läbi, mis eesmärgiga sündmuse korraldad

Et algust teha, tuleb kindlasti läbi mõelda, mis on selle sündmuse eesmärk. Ettevõtete puhul näiteks, kas tegu on tänusündmusega sündmusega ärikliendile, aastat kokku võtva sündmusega ainult oma töötajatele või toimub sündmus üldse kogu ettevõtte töötajatele koos perede ja lastega. Sellest sõltub ka sündmuse formaat, koha valik, programm jm.

Eraisikud võiksid aga jõulusündmuste kontekstis mõelda, kas korraldada oma perele või sõpradele hommikune sündmus, lõunane brunch või hoopis elegantsem õhtusöök.

Tähtis on võtta arvesse sündmusele kutsutud külaliste soove ja eelistusi, et pakutav neile päriselt ka korda läheks.

Kuupäev ja koht

Seejärel on oluline panna paika sündmuse kuupäev ja uurida soovitud koha saadavaust. Jõulude ajal on inimestel tihti kiire ajagraafik, seega ettevõtetel soovitab Toomela korraldada sündmus hoopiski uuel aastal, et kõigil oleks päriselt aega, et süveneda ja sündmust ka nautida.

Kui koht paigas, tuleb sinna ümber organiseerida kogu muu sündmuse õnnestumiseks vajalik – tehnika, toitlustus, abipersonal, programm.

Unustada ei tohi ka kutset, mis peaks sisaldama vajalikku infot – mis sündmusega on tegu, kuhu peab tulema, mis kuupäeval ja mis kell. Kindlasti peaks kutsel ka mainima, kas tegemist on piduliku sündmuse või hoopis stiilipeoga. Kutse lõpetab tavapäraselt RSVP info ja tähtaeg, et teate sündmuse lähenedes arvestada, kui palju inimesi on sündmusele tulemas.

Nõuandeid, kuidas sündmust kohapeal hallata

Toomela rõhutab, et kui sündmus on käes, on tähtis, et ajakava oleks paigas – et kõik teaksid, millal kohale tulla, millal lavale minna ja mis parajasti toimuma hakkab. Sündmuse puhul sõltub tihti üks asi teisest ja kui üks detail on puudulik, mõjutab see kogu sündmuse sujuvat kulgemist. Näiteks kui koht on ülesehituseks valmis, aga tehnika miskipärast viibib, ei saa bänd õigel ajal proovi teha. Seega tuleks detailid kõik enne sündmust kellaajaliselt läbi mõelda.

Sündmusega korraldamine ei lõppe

Ei tasu unustada, et sündmuse lõppemisega korraldamine siiski veel ei lõpe. Pärast sündmust toimuvad järeltegevused – näiteks ruumi koristamine, dekoratsioonide ja tehnika mahavõtt ning kokku pakkimine ja palju muud. Renditud tooted tuleb tagasi viia, arveldada erinevate teenusepakkujatega ning anda tagasisidet, et järgmisel aastal veelgi parem sündmus organiseerida. Vähetähtis pole ka osalejatelt tagasiside küsimine, mis annab hea ülevaate sündmuse õnnestumisest või vastupidi.

Artikkel on avaldatud 09.12.2022 portaalis www.personaliuudised.ee